Добро пожаловать, Дорогой гость! Хочу сказать пару слов об этом проекте: он представляет собой авторский курс по основным инструментам программы Microsoft Office Excel.
В сети Интернет содержится избыточное количество информации обо всех инструментах и возможностях этой программы с подробными примерами и видеоразборами. Цель же этого проекта заключается в структурировании минимально необходимой информации, без которой сложно обойтись при работе с программой.
В то же время этот материал представлен очень компактно и его можно изучить даже накануне завтрашнего собеседования. Подробные разборы не составит труда найти в Сети, если знать, что искать. Именно с этой задачей и поможет справиться сайт.
Microsoft Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft. Она позволяет проводить математические и статистические расчеты, визуализировать данные с помощью рисунков и графиков, а также имеет внутреннюю среду разработки на языке VBA (Visual Basic for Applications). Microsoft Excel является частью пакета Microsoft Office и выступает одним из наиболее популярных приложений в мире.
Основное назначение Microsoft Excel - создание электронных таблиц и обработка данных в них. Ключевую роль в программе играют формулы, которые позволяют создавать и описывать различные связи между ячейками. Формулы обеспечивают автоматический расчет значений зависимых ячеек.
Горячие клавиши – это комбинация клавиш на клавиатуре, нажатие на которые позволяет выполнять различные действия в программе, не прибегая к использованию мыши и не вызывая меню действий. Их также называют: сочетания клавиш, быстрые клавиши, клавиши быстрого доступа.
Прогресс не стоит на месте и программа развивается вместе с ним, поэтому существует сравнительно большое количество версий MS Excel. С каждым обновлением программа получает набор нового функционала, а также некоторые изменения интерфейса. Тем не менее, общая стилистика оформления не меняется и пользователю не составит труда адаптироваться к новой для него версии программы.
Пользовательская настройка интерфейса заключается в применении цветовой схемы программы (синяя, серебристая или черная), а также в формировании собственного набора инструментов из наиболее часто используемых пользователем команд. Ярлыки с такими командами появляются на панели быстрого доступа.
Рабочий файл MS Excel называется книгой, которая, как и бумажный родитель, имеет листы. Такая структура обеспечивает удобство работы с большими массивами данных. Пользователь может создавать несколько книг, в каждой из которых будет храниться различная информация, а может создать только одну, а уже в ней создать несколько листов, которые будут содержать разную информацию.
Под лентой расположена основная часть (рабочая область) электронной таблицы - непосредственно таблица. Она представляет собой координатную плоскость, с буквенно-цифровыми обозначениями: столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки обозначаются цифрами.
Выделение ячеек определяет область, с которой будет работать пользователь. Можно выбрать одну ячейку или сразу несколько, при этом они могут быть или смежными или нет. Однако для смежных ячеек существует большее количество возможных действий.
Рабочая книга состоит из нескольких листов. Для добавления листа можно воспользоваться командой Вставить на ленте, также можно кликнуть на специальную кнопку добавления листа в левом нижнем углу. Новый лист получит следующий свободный номер.
В MS Excel есть возможность работать со шрифтами. Поддерживаются разные стили, которые можно выбрать в соответствующем поле, размеры и виды (полужирный, курсив, подчеркнутый). Текст можно выделить цветом. Фон текста также можно выбрать. Внутри одной ячейки могут встречаться разные стили, виды, размеры и цвета, но фон у ячейки один. Недоступные возможности потускнеют на ленте.
Выравнивание - это настройка расположения информации относительно границ ячейки. Самый быстрый способ задать выравнивание - это кнопки на ленте. Отсюда можно задать выравнивание по вертикали (текст по нижнему или верхнему краю либо посередине ячейки) и по горизонтали (установить текст по центру ячейки либо справа или слева от центра).
Рабочая область программы обычно имеет координатную сетку (которую можно отключить) бледно-серого цвета. Эта сетка отображается только в интерфейсе, при печати документа она исчезает. Для того чтобы оформить границы в таблице, нужно воспользоваться одним из приемов.
Для выделения значимых ячеек или придания таблицам более читабельного вида существует возможность осуществить выделение диапазона ячеек цветом. Это можно сделать несколькими способами. Наиболее простой - выбрать нужную ячейку и кликнуть соответствующую иконку на ленте. Помимо предлагаемых в быстром меню цветов, можно открыть меню с расширенными настройками цвета заливки. Чтобы убрать заливку, нужно выбрать пункт Нет заливки.
Условное форматирование - это внутреннее средство MS Excel, которое позволяет в автоматическом режиме осуществлять форматирование ячеек на основе заданных параметров. Проще говоря, эта функция задаст формат для ячейки из заданного массива по правилу (или условию), которое определит пользователь.
Для создания условного форматирования нужно выполнить три действия: выделить диапазон ячеек, для которых будет осуществляться форматирование, перейти в меню Условное форматирование на ленте, определить правила выделения ячеек.
Управление правилами осуществляется через соответствующий пункт в меню условного форматирования. В открывшемся диспетчере правил отображаются все созданные правила в настраиваемом диапазоне. Перейти к правилу, которое нужно отредактировать можно прямо из диспетчера. При редактировании существующих правил можно изменить все параметры, которые выставлялись при создании этого правила либо изменить тип правила.
Примечание - это заметка, привязанная к конкретной ячейке. Созданное примечание никак не влияет на функционирование ячейки, а служит в качестве пояснения. Примечание можно скрыть, чтобы оно появлялось только при наведении на ячейку, а можно отображать постоянно. Определить наличие примечания к ячейке можно по красному правому верхнему углу ячейки.
Формат данных - это тип данных, который характеризует их принадлежность. Данные могут различаться, показывать время, дату, число и т.п. Для корректного восприятия программой и проведения математических и логических операций, совокупность данных разделили на типы. Ниже перечислены основные.
Главным достоинством электронных таблиц является возможность проводить вычисления с данными, занесенными в них. Существует несколько основных правил работы с формулами, которые следует соблюдать.
Ссылка в MS Excel - обращение к адресу ячейки. Существует два типа ссылок - относительные и абсолютные. Тип ссылок отвечает за поведение формул при копировании и заполнении других ячеек.
Устанавливать зависимости между ячейками можно не только в рамках одного листа, но и ссылаясь на другие листы внутри книги и даже на другие листы в других книгах. Принцип работы такой же, но сложность выше. Соответственно при установлении связей с другими листами появляется необходимость более конкретно указывать адрес ячейки, а именно указывать не только адрес ячейки, но и название листа, на котором она находится. Например, формула со связью внутри листа выглядит так: =B1. Если ссылаться на другой лист, формула примет вид: =Лист3!B1. Имя листа идет перед адресом ячейки и выделяется восклицательным знаком. Если имя составное, то оно выделяется апострофами, например: ='Новый лист'!B1.
Для понимания процессов, происходящих при формировании алгоритмов, и написания формул, важно разделять ячейки на влияющие и зависимые. По сути, любая формула есть совокупность причин и следствий. Влияющая ячейка - причина, зависимая ячейка - следствие. Т.е. изменяя значение влияющей ячейки, пользователь изменяет значение зависимой ячейки. Но если изменить значение зависимой ячейки, влияющая останется без изменений, а связь между ними пропадет.
MS Excel поддерживает возможность распечатать необходимые данные. Печать осуществляется из сервисного меню. Распечатать можно выделенные листы, всю книгу целиком или выделенный диапазон. Зачастую требуется распечатать именно диапазон, поэтому нужно иметь в виду эту функцию.
В нижнем правом углу окна программы располагается панель выбора вида отображения страницы. Наиболее удобным для работы является Обычный вид, а для управления областью печати - Страничный. В таком режиме перемещением синих границ таблицы осуществляется разделение рабочей области на страницы. Область документа на сером фоне не будет распечатана.
Предварительный просмотр демонстрирует финальное расположение документа по страницам. В режиме предварительного просмотра можно убедиться в правильной разбивке материала по страницам. Рекомендуется перед каждой печатью переходить в режим предварительного просмотра.
Функции в MS Excel - это встроенные инструменты выполнения операций над данными. Для удобства они разбиты по категориям: математические, логические, текстовые и т.п. Из названия категории понятно, какой тип операций выполняют функции в ней. Обращение к функциям состоит из двух частей: имени функции и ее параметров в круглых скобках. Когда параметры функции заполнены, их называют аргументами.
При использовании функций очень важным моментом выступает работа со справкой. Справка в MS Excel содержит информацию и примеры по каждой функции, вызывается клавишей F1 или в мастере функций. В случае, когда пользователь не может определить алгоритм работы функции или затрудняется с определением параметров для нее, он может обратиться к справке.
К простым функциям можно отнести любую функцию с небольшим количеством параметров. К наиболее часто используемым можно отнести функции суммирования, подсчета и определения максимума и минимума внутри диапазона.
Для удобства работы с функциями все они распределены по категориям. Категории можно увидеть в мастере функций, а также непосредственно на ленте, для более быстрого доступа к ним. Так, зная или предполагая, к какой категории относится функция, пользователь может быстро к ней обратиться. Категории находятся во вкладке Формулы.
Логические функции - одна из ключевых возможностей MS Excel. Основное назначение этих функций заключается в формировании гибких алгоритмов принятия решений. Логические функции принимают значения ИСТИНА или ЛОЖЬ и в зависимости от него будет выполнено то или иное действие.
Математическая и статистическая категории содержат большое количество разнообразных функций. Несколько простых функций было рассмотрено в начале этого блока, ниже будет описано еще несколько популярных функций.
Текстовые функции позволяют осуществлять операции с текстом. Пренебрегать этими функциями программы нельзя, т.к. возможности их широки, но не всегда очевидны.
Функция СЕГОДНЯ() не имеет аргументов и возвращает порядковое число текущей даты, взятое из системного времени компьютера пользователя. Если функция применяется к ячейке с форматом Общий, то к результату будет применен формат Дата.
Функция ВПР() занимает особое место в возможностях программы. Эта функция позволяет обрабатывать большие массивы данных и извлекать нужную информацию. Существуют альтернативные способы, но для большинства случаев ВПР подходит лучше всего, а в понимании и синтаксисе является наиболее простой.
Электронная таблица служит не только для группировки и представления данных. Важно понимать, что ее можно рассматривать с точки зрения хранилища данных, к которому можно обратиться и получить необходимую информацию.
Для формирования четкой структуры возможно применение сортировки. Самый простой способ выполнить быструю сортировку, которая позволяет отсортировать нужный столбец по возрастанию/убыванию или в алфавитном порядке/обратном алфавитном порядке в зависимости от типа данных.
Среди данных могут встречаться дубликаты. Чтобы их выявить существует несколько подходов.
Чтобы скрыть часть данных, объединенных по какому-то признаку, существует возможность добавить группировку, которая будет мгновенно скрывать и отображать строки или столбцы выбранного диапазона. При добавлении группировки на координатных осях появятся кнопки с изображением плюса, когда область скрыта, или минуса, когда область отображается.
В тех случаях, когда приходится работать с большими таблицами, имеет смысл осуществить закрепление шапки таблицы, левого столбца или других диапазонов, чтобы во время прокрутки документа эти данные оставались на месте.
Для работы с частью большого массива данных существует возможность воспользоваться фильтрами. При использовании фильтров видимыми остаются только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а остальные скрываются до тех пор, пока не будет отменен фильтр.
Важным инструментом при работе с массивами выступает поиск и замена значений. Находится кнопка на вкладке Главная, Найти и выделить. Если нужно выполнить простую операцию поиска или замены, достаточно воспользоваться простой формой без расширенных настроек.
Умная таблица - это таблица с данными, отформатированная определенным образом. Для того, чтобы превратить обычную таблицу в Умную, необходимо на вкладке Главная нажать кнопку Форматировать как таблицу.
Сводная таблица - один из мощнейших инструментов MS Excel для анализа данных. С ее помощью можно быстро обрабатывать огромные массивы данных, группировать их в зависимости от потребности, консолидировать и проводить аналитику. Сводная таблица в режиме конструктора позволяет оперировать данными, перемещать их по строкам и столбцам, выстраивать иерархию и производить вычисления.
Для повышения удобства работы со сводной таблицей ее нужно настроить. Для этого нужно выделить любую ячейку сводной таблицы, чтобы появились вкладки с настройками на Ленте. Основные первичные настройки находятся на вкладке Конструктор.
Наряду с настройками Сводной таблицы может возникнуть потребность в ее форматировании. Существует несколько способов задать форматы для таблицы, которые подходят для разных ситуаций.
Для визуализации данных, представленных в таблицах, в программе предусмотрена возможность создания диаграмм и графиков. Внешний вид диаграммы зависит от ее типа. Все типы, кроме круговой диаграммы, имеют две оси: ось категорий и ось значений.
На лист MS Excel можно вставить картинки несколькими способами.